3 Schritte zum optimalen Druck- und Kopiersystem
Schritt 1: Sie sollten Ihren Bedarf ermitteln
Drucksysteme mit Tintenstrahlpatronen sind in der Anschaffung günstig, doch das Verbrauchsmaterial ist teuer. Laserdrucksysteme haben hingegen einen höheren Anschaffungspreis, doch das Verbrauchsmaterial und somit jeder Druck/jede Kopie sind günstiger. Insofern ermitteln wir mit Ihnen im persönlichen Gespräch zunächst die Kopien, die Sie pro Monat/Jahr benötigen.
Sie möchten den Kopierbedarf ab jetzt zählen? So funktioniert´s:
- Zählerstand des Bestands-Systems und Rechnungen für bestelltes Papier auf Verbrauch prüfen
- Aufschlüsseln, wie viele Kopien schwarz-weiß und wie viele in Farbe sein sollen
- Festlegen, wie groß ist die maximale Vorlagengröße sein soll und wie häufig sie benötigt wird
Schritt 2: Ausstattung festlegen
Moderne Druck- und Kopiersysteme können viel mehr, als nur Rechnungen zu multiplizieren. Daher sollte man zu Beginn überlegen, welche Funktionen im Büro helfen können.
Was gibt es bei der Ausstattung zu beachten?
- Kompatibilität von Kopierer und Computern sicherstellen
- Bei Netzwerkanwendung auf einfache Installation und Bedienung achten
- Automatische Dokumentenzuführung zumindest als Option vorsehen
- Papierfächer so auslegen, dass sie für den größten Kopierauftrag sowie die passende DIN-Ausrichtung ausgelegt sind
- Spezialpapierfächer für Umschläge oder Folien einplanen
- Erweiterungsoptionen für Finisher prüfen, welche lochen, falten, heften oder binden können
- Ausstattung mit Sicherheitsoptionen wie Passwort oder Kostenstellenzähler prüfen
Schritt 3: Wartung
Kein Drucksystem funktioniert ohne eine regelmäßige Wartung. Hierzu gehört das regelmäßige Auffüllen von Verbrauchsmaterialien wie Papier, Tinte oder Toner und der Service in festgelegten Intervallen.
Worauf sollten Sie bei der Wartung achten?
- Kalkulation der Verbrauchsmaterialien (Papier, Toner, Tinte, Bildtrommeleinheit)
- Organisation des Material-Austauschs von Toner & Co.
- Abschluss eines Wartungsvertrages gemäß erwarteter Nutzung
- Sicherstellung eines Service bei Pannen, damit Sie nicht tagelang ohne Ihr Drucksystem auskommen müssen
Gern sind wir für Sie da. Fragen Sie uns an!