FAQ – häufige Fragen rund um Multifunktionsdrucker und Kopierer

Wir bieten unseren Kunden folgende Finanzierungsmöglichkeiten an:

  1. Leasing von Kopierern, Druckern, Multifunktionssystemen
  2. Miete von Kopierern, Druckern, Multifunktionssystemen (gebraucht)
  3. Kauf von Kopierern, Druckern, Multifunktionssystemen
  • Bei der Miete eines Kopiersystems oder Multifunktionsdruckers gehört der Mietgegenstand bis zum Ende der Mietdauer dem Vermieter, „in unserem Falle“ der Bürostation. Der Mieter hat bei dieser Art der Finanzierung ohne die Zustimmung des Vermieters, keine Möglichkeit den Mietgegenstand käuflich zu erwerben.
  • Das Mietgerät ist meist ein gewartetes System. Wir, die Bürostation, übernehmen die Kosten für die Wartung und Reparatur.
  • Beim Leasing sind meist neue Kopiergeräte Gegenstand des Leasingvertrags. Dafür entstehen weitere Servicekosten. Wir bieten unseren Kunden i.d.R. aber Full-Service-Leasingverträge an, d.h. inkl. aller Service- und Reparaturleistungen.

Beim Leasing (engl.: to lease = mieten, pachten) denken die meisten direkt an ein Auto. Doch das Leasing eines Fahrzeugs ist nur eine von unzähligen Möglichkeiten. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) können Leasing-Verträge im Bereich Produktionsanlagen, Büromaschinen oder EDV-Ausstattung interessant sein. Leasing ist zu einer echten Alternative zum klassischen Bankkredit geworden.
Auch bei der Bürostation können Sie über alle Systeme (Laser-Drucker, Kopierer, Multifunktionssysteme) einen Leasing-Vertrag abschließen. Wir haben auf Grund langjähriger Erfahrung verschiedene Leasing-Gesellschaften, die uns und Ihnen günstige Konditionen zusichern. Sollten Sie eine andere Gesellschaft, als unsere Vorschläge, bevorzugen, so ist dies selbstverständlich auch möglich.
Der Leasing-Gegenstand (in diesem Fall: das Bürosystem) gehört bis zum Ende des Vertrages der Leasinggesellschaft, kann jedoch am Ende der Leasingdauer durch den Leasingnehmer gegen eine Schlussrate käuflich erworben werden.

Beim Kauf eines Kopiersystems gehört der Gegenstand nach vollständiger Zahlung zu 100 % dem Käufer.

Grundsätzlich haben Sie bei allen drei Finanzierungsoptionen die Möglichkeit bei uns einen Service-Vertrag abzuschließen.
Der einzige Unterschied ist, dass Sie beim Kauf die Dauer des Service-Vertrages selber bestimmen können (im Regelfall gemäß der Dauer der Abschreibung), beim Leasing sowie bei der Miete läuft ein Service-Vertrag parallel zur abgeschlossenen Leasing- bzw. Miet-Dauer.

Wer Kopierer least oder mietet statt kauft kommt in den Genuss vieler Vorteile. Neben den finanziellen Aspekten wie wegfallender Investitionskosten für moderne Neugeräte, der Bilanzneutralität des geleasten Geräts oder der hohen Flexibilität bei Erweiterung oder Modernisierung des Geräteparks, müssen vor allem die Service-Leistungen genannt werden, die oft in den Leasingraten enthalten sind:

  • bedarfsgerechte und kostengünstige Belieferung mit Toner, Tinte und Papier
  • seitengenaue Abrechnungsmodelle für Kopien und Drucke
  • hohe Planungssicherheit bei den Druckkosten
  • Flexibilität bei Austausch defekter Kopierer und Drucker
  • Beratung, Analyse und Service über die Lieferung und Aufstellung der Kopiergeräte hinaus

Schritt 1: Sie sollten Ihren Bedarf ermitteln

Drucksysteme mit Tintenstrahlpatronen sind in der Anschaffung günstig, doch das Verbrauchsmaterial ist teuer. Laserdrucksysteme haben hingegen einen höheren Anschaffungspreis, doch das Verbrauchsmaterial und somit jeder Druck/jede Kopie sind günstiger. Insofern ermitteln wir mit Ihnen im persönlichen Gespräch zunächst die Kopien, die Sie pro Monat/Jahr benötigen.
Sie möchten den Kopierbedarf ab jetzt zählen? So funktioniert´s:

  • Zählerstand des Bestands-Systems und Rechnungen für bestelltes Papier auf Verbrauch prüfen
  • Aufschlüsseln, wie viele Kopien schwarz-weiß und wie viele in Farbe sein sollen
  • Festlegen, wie groß ist die maximale Vorlagengröße sein soll und wie häufig sie benötigt wird

Schritt 2: Ausstattung festlegen

Moderne Druck- und Kopiersysteme können viel mehr, als nur Rechnungen zu multiplizieren. Daher sollte man zu Beginn überlegen, welche Funktionen im Büro helfen können.
Was gibt es bei der Ausstattung zu beachten?

  • Kompatibilität von Kopierer und Computern sicherstellen
  • Bei Netzwerkanwendung auf einfache Installation und Bedienung achten
  • Automatische Dokumentenzuführung zumindest als Option vorsehen
  • Papierfächer so auslegen, dass sie für den größten Kopierauftrag sowie die passende DIN-Ausrichtung ausgelegt sind
  • Spezialpapierfächer für Umschläge oder Folien einplanen
  • Erweiterungsoptionen für Finisher prüfen, welche lochen, falten oder heften können
  • Ausstattung mit Sicherheitsoptionen wie Passwort oder Kostenstellenzähler prüfen

Schritt 3: Wartung

Kein Drucksystem funktioniert ohne eine regelmäßige Wartung. Hierzu gehört das regelmäßige Auffüllen von Verbrauchsmaterialien wie, Tinte oder Toner und der Service in festgelegten Intervallen.
Worauf sollten Sie bei der Wartung achten?

  • – Kalkulation der Verbrauchsmaterialien (Papier, Toner, Tinte, Bildtrommeleinheit)
  • – Organisation des Material-Austauschs von Toner & Co.
  • – Abschluss eines Wartungsvertrages gemäß erwarteter Nutzung
  • – Sicherstellung eines Service bei Pannen, damit Sie nicht tagelang ohne Ihr Drucksystem auskommen müssen

Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  1. Wie hoch ist Ihr monatliches Kopiervolumen?
  2. Wie viele Geräte benötigen Sie in Ihrem Büro?
  3. Welche DIN-Papierformate soll Ihr System drucken / kopieren?
  4. Benötigen Sie einen Schwarz-weiß-Drucker oder Farbdrucker?
  5. Kommt auch ein Multifunktionsdrucker in Frage, das scannen, drucken und kopieren kann?
  6. Wie lang soll der Leasing- oder Mietvertrag laufen?
  7. Wie hoch ist Ihr Budget (monatlich oder in der einmaligen Anschaffung)?

In einem mit uns abgeschlossenen Servicevertrag sind Toner, Trommeln, Technikereinsätze für Wartung oder Reparaturen sowie Ersatzteile mit enthalten.

Ein Bürodrucker bzw. der Multifunktionsdrucker ist eher ein Computer, der bis zu 1 Terabyte großen Festplatten beinhaltet. Der Sicherheitsstandard bei UTAX ist, dass Daten nach der Nutzung siebenfach überschrieben werden, so dass man sie nicht wiederherstellen kann. Ebenfalls Standard ist TLS v1.3, das aktuell am häufigsten genutzte Verschlüsselungsprotokoll für die sichere Datenübertragung im Internet.
Ein weiterer wirksamer Schutz: Secure Boot und Run-Time Integrity Check: Diese Security Features überprüfen sowohl beim Hochfahren als auch im laufenden Betrieb ständig die Firmware. So wird automatisch kontrolliert, ob eine autorisierte Firmware verwendet wird. Sobald es Anzeichen für eine Manipulation gibt, schlägt das System sofort Alarm. Alle scheinbaren oder realen Systemfehler werden zusätzlich per SIEM protokolliert, um etwaige Manipulationen nachvollziehen zu können.

Umweltschutz ist uns sehr wichtig und daher setzen wir bei unseren großen Druckern und Kopierern auf die Marke UTAX. Natürlich vertreiben wir über unseren Büroshop auch andere Systeme, aber beraten Sie gern zu all unseren nachhaltigen Produkten. Nachhaltigkeit ist übrigens auch bei Multifunktionssystemen ein Thema. Das zeigt sich beispielsweise bei der Tonertechnologie, die eingesetzt wird: Das Heizelement muss nur noch auf 120°C aufgewärmt werden, also 20 °C weniger als zuvor. Die neue Technologie sorgt zugleich dafür, dass Toner seltener ausgetauscht werden müssen. Des Weiteren können leere Tonerkartuschen bei bestimmten Modellen später auch als Resttonerbehälter weiter genutzt werden.

Wir setzen im Vertrieb der Drucker, Kopier- und Multifunktionssystemen auf die Marke UTAX. UTAX ist nach der ISO 14001 zertifiziert. Dieses Zertifikat gilt nach DEKRA als international anerkannte Norm für Umwelt-Managementsysteme. Das übergeordnete Ziel der ISO 1400 ist es, den Umweltschutz zu fördern und Umweltbelastungen zu verringern.

Ganz entscheidend ist der Druckvorgang. Der Tintenstrahldrucker bringt durch winzige Düsen die Tinte auf das Papier und der Laserdrucker „brennt bzw. lasert“ das Bild auf das Papier.
Die Ausdrucke über einen Tintenstrahldrucker sind teurer.
Der Laserdrucker oder auch Multifunktionsdrucker genannt, kann zudem i.d.R. kopieren, scannen und faxen.

Ja, ein Laserdrucker kann problemlos Bilder ausgeben – je nach Modell auch in Farbe.
Entsprechendes Fotopapier finden Sie auch im Shop (Link)

Die Bürostation arbeitet mit hervorragenden Leasingpartnern zusammen, erhält für Sie günstige Konditionen.
Des Weiteren kümmern wir uns um die vollständige administrative Abwicklung Ihres Leasingvertrages und aufgrund des technischen Services aus dem eigenen Hause können wir immer zeitnah reagieren, sollten Sie Fragen haben oder auch Probleme mit Ihrem System.